Zmiany w prawie pracy

W dniu 3 kwietnia 2019 r. Prezydent podpisał Ustawę z dnia 21 lutego 2019 r. o zmianie niektórych ustaw w związku z zapewnieniem stosowania przepisów RODO (rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE) (dalej „Ustawa”).

Ustawa wejdzie w życie z dniem 4 maja 2019 roku.

Wprowadza ona zmiany do szeregu aktów prawnych; poniżej najistotniejsze z nich.

  1. Kodeks pracy
  2. Ustawa o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych
  3. Ustawa o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych

1. Kodeks pracy

Dane osobowe których pracodawca może żądać od kandydata do pracy

Ustawa nowelizuje Kodeks pracy w części dotyczącej katalogu danych osobowych, których pracodawca może żądać od kandydata do pracy. W nowym brzmieniu przepisów pracodawca od kandydata do pracy może żądać:

  • imienia (imion) i nazwiska,
  • daty urodzenia,
  • wskazania danych kontaktowych,
  • informacji o wykształceniu,
  • informacji o kwalifikacjach zawodowych,
  • przebiegu dotychczasowego zatrudnienia.

W odniesieniu do dotychczasowego stanu prawnego zakres informacji został poszerzony o informację o kwalifikacjach zawodowych oraz wskazanie danych kontaktowych, jednocześnie ustawodawca wykreślił możliwość uzyskania informacji dotyczących imion rodziców oraz miejsca zamieszkania (adresu do korespondencji).

Należy jednak zwrócić uwagę, że informacji dotyczących wykształcenia, kwalifikacji zawodowych i przebiegu dotychczasowego zatrudniania pracodawca może żądać tylko wtedy, gdy jest to niezbędne do wykonywania pracy określonego rodzaju lub na określonym stanowisku.

Dane osobowe których pracodawca może żądać od pracownika

Ustawa wprowadza również zmiany w katalogu danych osobowych, których pracodawca może żądać od pracownika. W nowym brzmieniu przepisów pracodawca od pracownika może żądać:

  • adresu zamieszkania,
  • numeru PESEL, a w przypadku jego braku – rodzaju i numeru dokumentu potwierdzającego tożsamość,
  • innych danych osobowych pracownika, a także danych osobowych dzieci pracownika i innych członków jego najbliższej rodziny, jeżeli podanie takich danych jest konieczne ze względu na korzystanie przez pracownika ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy,
  • informacji o wykształceniu i przebiegu dotychczasowego zatrudnienia, jeżeli nie istniała podstawa do ich żądania od osoby ubiegającej się o zatrudnienie,
  • numeru rachunku bankowego, jeżeli pracownik nie złożył wniosku o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych.

W porównaniu do dotychczasowych przepisów katalog danych osobowych został poszerzony o adres zamieszkania (w dotychczasowym brzmieniu przepisów pracodawca miał możliwość pozyskania tych informacji już od kandydata do pracy), informacje o rodzaju i numerze dokumentu potwierdzającego tożsamość w sytuacji, gdy pracownik nie posiada numeru PESEL, jak również informacje o wykształceniu i przebiegu dotychczasowego zatrudnienia, jeżeli nie istniała podstawa do ich żądania od osoby ubiegającej się o zatrudnienie oraz innych danych osobowych członków najbliższej rodziny pracownika, jeżeli podanie takich danych jest konieczne ze względu na korzystanie przez pracownika ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy.

UWAGA! Żądanie przez pracodawcę podania innych danych osobowych niż te, które zostały określone powyżej, jest możliwe tylko wtedy, gdy jest to niezbędne do zrealizowania uprawnienia lub spełnienia obowiązku wynikającego z przepisu prawa.

Zgoda na przetwarzanie danych osobowych

Przetwarzanie innych danych osobowych niż te, które zostały określone powyżej może odbywać się na podstawie zgody osoby ubiegającej się o zatrudnienie lub pracownika.

Brak takiej zgody lub jej wycofanie zgodnie z nowymi przepisami Kodeksu pracy, nie może być podstawą niekorzystnego traktowania osoby ubiegającej się o zatrudnienie lub pracownika, a także nie może powodować wobec nich jakichkolwiek negatywnych konsekwencji.

Ustawodawca dodatkowo uregulował kwestię przetwarzania danych biometrycznych pracownika. Przetwarzanie takich danych dopuszczalne jest również wtedy, gdy ich podanie jest niezbędne ze względu na kontrolę dostępu do szczególnie ważnych informacji, których ujawnienie może narazić pracodawcę na szkodę lub dostępu do pomieszczeń wymagających szczególnej ochrony.

Monitoring w zakładzie pracy

Ustawa znowelizowała również Kodeks pracy w części dotyczącej monitoringu pomieszczeń udostępnianych zakładowej organizacji związkowej.

Ustawodawca wykluczył tym samym możliwość wprowadzenia monitoringu ze względu na konieczność zapewnienia bezpieczeństwa pracowników lub ochrony mienia lub kontroli produkcji lub zachowania w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę.

UWAGA! Pracodawca, który w dniu wejścia w życie znowelizowanych przepisów stosuje monitoring pomieszczeń udostępnianych zakładowej organizacji związkowej, jest zobowiązany do zaprzestania stosowania monitoringu takich pomieszczeń w terminie 14 dni od dnia wejścia w życie zmian, o czym powinien niezwłocznie poinformować zakładową organizację związkową.

Monitoring pomieszczeń sanitarnych

Oprócz obostrzeń, które zostały wprowadzone już wcześniej do Kodeksu pracy co do możliwości zastosowania przez pracodawcę monitoringu pomieszczeń sanitarnych, ustawodawca wprowadził również obowiązek uzyskania uprzedniej zgody zakładowej organizacji związkowej, a jeżeli u pracodawcy nie działa zakładowa organizacja związkowa – uprzedniej zgody przedstawicieli pracowników wybranych w trybie przyjętym u danego pracodawcy.

UWAGA! Pracodawca, który w dniu wejścia w życie znowelizowanych przepisów stosuje monitoring pomieszczeń sanitarnych jest zobowiązany do uzyskania zgody na dalsze stosowanie monitoringu zakładowej organizacji związkowej, a jeżeli u pracodawcy nie działa zakładowa organizacja związkowa – zgody przedstawicieli pracowników wybranych w trybie przyjętym u danego pracodawcy.

Na uzyskanie tej zgody pracodawca ma 30 dni od dnia wejścia w życie Ustawy.

Wstępnie badania lekarskie

Ustawodawca poszerzył krąg osób, które nie podlegają wstępnym badaniom lekarskim, o osoby przyjmowane do pracy u danego pracodawcy na dane stanowisko w ciągu 30 dni po rozwiązaniu lub wygaśnięciu poprzedniego stosunku pracy (przy spełnieniu określonych warunków).

2. Ustawa o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych

Ustawa wprowadziła również zmiany w zasadach korzystania ze środków Funduszu. Zgodnie z nowymi przepisami, pracodawca ma prawo żądać udokumentowania danych osobowych w zakresie niezbędnym do potwierdzenia osoby uprawnionej do korzystania z Funduszu w celu przyznania ulgowej usługi i świadczenia oraz dopłaty z Funduszu, a także ustalenia ich wysokości.

Potwierdzenie może odbywać się w szczególności na podstawie oświadczeń i zaświadczeń o sytuacji życiowej (w tym zdrowotnej), rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z Funduszu.

Pracodawca jest uprawniony do przetwarzania tych danych osobowych jedynie przez okres niezbędny do przyznania ulgowej usługi i świadczenia, dopłaty z Funduszu oraz ustalenia ich wysokości, a także przez okres niezbędny do dochodzenia praw lub roszczeń.

Dodatkowo, pracodawca zobowiązany jest do dokonania przeglądu danych osobowych nie rzadziej niż raz w roku kalendarzowym w celu ustalenia niezbędności ich dalszego przechowywania.

3. Ustawa o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnoprawnych

Ustawa wprowadziła katalog danych osobowych (w tym dane o stanie zdrowia osób) które pracodawca może przetwarzać dla celów określonych w ustawie o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnoprawnych.

Zgodnie z nowymi przepisami, przedstawienie pracodawcy dokumentów potwierdzających dane osobowe o stanie zdrowia jest dobrowolne.

Pracodawcy, podmioty i osoby realizujące zadania wynikające z ustawy o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnoprawnych na mocy nowych przepisów są zobowiązane do:

  • przechowywania danych osobowych wyłącznie przez okres nie dłuższy niż jest to niezbędne jak i w zakresie koniecznym do realizacji celów przetwarzania danych osobowych oraz
  • dokonywania przeglądu przydatności przetwarzanych danych osobowych nie rzadziej niż co 5 lat.

Jeżeli moglibyśmy Państwu pomóc w powyższych kwestiach lub w dostosowaniu procedur wewnętrznych do nowych przepisów, uprzejmie prosimy o kontakt.

Kancelaria D.Dobkowski sp.k. oferuje doradztwo prawne w zakresie wszelkich aspektów prawa pracy.