Zgromadzenia wspólników i organów spółek kapitałowych w dobie pandemii – co zmienia „tarcza antykryzysowa”?

Ograniczanie ryzyka zarażenia COVID-19 stanowi poważne wyzwanie dla spółek handlowych także w zakresie działania ich organów. Jest to szczególnie istotne teraz, w „sezonie” na zwyczajne zgromadzenia wspólników i zwyczajne walne zgromadzenia akcjonariuszy.

Uchwalone w ramach tzw. tarczy antykryzysowej zmiany do Kodeksu spółek handlowych wychodzą naprzeciw trudnościom w podejmowaniu decyzji przez organy spółek wynikającym z ograniczeń związanych z groźbą zarażenia.

Przygotuj się już teraz

Kodeks spółek handlowych („KSH”) przewiduje różne możliwości działania i podejmowania decyzji przez organy spółek kapitałowych w formie elektronicznej lub korespondencyjnej (obiegowej).  Każda z tych form pozwala na niezwykle istotne obecnie ograniczenie kontaktów międzyludzkich.

Niektóre z rozwiązań, które przedstawimy Państwu w dalszej części są dostępne dla spółek w oparciu o dotychczasowe przepisy KSH. Nowe regulacje przewidziane w tzw. tarczy antykryzysowej uproszczają warunki ich zastosowania, dzięki czemu będą one znacznie bardziej dostępne. Warto więc już teraz przeanalizować nowe przepisy KSH oraz postanowienia umów (statutów) spółek i przyjętych regulaminów działalności organów w celu dostosowania działalności organów spółki do wyzwań związanych z pandemią COVID-19.

Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością

Przepisy Kodeksu spółek handlowych tradycyjnie przewidują możliwość podejmowania uchwał przez wspólników spółki z ograniczona odpowiedzialnością w trybie pisemnym (obiegowym). Ponadto dotychczasowe przepisy umożliwiały wspólnikom także odbycie zgromadzenia wspólników przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej, np. w drodze transmisji z obrad zgromadzenia wspólników lub wideokonferencji. Do tej pory jednak, aby można było przeprowadzić zgromadzenie wspólników w takim trybie, taka możliwość musiała być wyraźnie zapisana w umowie spółki.
W konsekwencji, w spółkach, których umowy nie zawierają stosownej regulacji, odbycie zgromadzenia wspólników przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej wymagało wpierw odpowiedniej zmiany umowy (w tym rejestracji tej zmiany w KRS). W dobie ograniczeń wynikających z COVID-19, jest to warunek de facto niewykonalny.

Istotne uproszczenie w tym zakresie wprowadza tarcza antykryzysowa. Zgodnie z uchwaloną zmianą do KSH, dopuszczalne będzie przeprowadzenie zgromadzenia wspólników za pomocą środków komunikacji elektronicznej, bez konieczności umieszczania stosownych zapisów w umowie spółki.  Będzie to możliwe przy łącznym spełnieniu następujących warunków:

  • umowa spółki nie stanowi inaczej i
  • w spółce przyjęty został regulamin szczegółowych zasad udziału
    w zgromadzeniu wspólników przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej.

Regulamin zasad udziału w zgromadzeniu wspólników powinien zostać określony przez radę nadzorczą, a w wypadku jej braku przez wspólników. W przypadku gdy regulamin będzie określany przez wspólników, istnieje możliwość przyjęcia go w drodze pisemnej, poprzez wyrażenie na piśmie zgody przez wspólników reprezentujących bezwzględną większość.
Metoda przekazu zawarta w regulaminie powinna umożliwiać identyfikację wspólników oraz gwarantować bezpieczeństwo przekazu. Przy okazji doboru środków koniecznych do przeprowadzania zgromadzenia wspólników za pomocą środków komunikacji elektronicznej warto skorzystać z doświadczeń dotyczących spółki akcyjnej (o czym niżej, w części jej poświęconej),  w której „elektroniczna” forma zgromadzeń została dopuszczona przez ustawodawcę znacznie wcześniej niż
w przypadku sp. z o.o..

Należy także podkreślić, że analogicznie do nowych rozwiązań w zakresie odbycia zgromadzeń wspólników, tarcza antykryzysowa wprowadziła możliwość działania również zarządu oraz rady nadzorczej (jeśli jest powołana) za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej.

Jak wspomniano, tradycyjnie na podstawie przepisów Kodeksu spółek handlowych istnieje też możliwość podejmowania uchwał wspólników w tzw. trybie obiegowym, tj. w trybie pisemnym bez konieczności zwołania zgromadzenia wspólników. Podjęcie uchwały w ten sposób może nastąpić w jednej z następujących okoliczności:
(i)  jeśli wszyscy wspólnicy wyrażą zgodę w formie pisemnej na postanowienie zawarte w uchwale zgromadzenia wspólników albo (ii) jeśli wszyscy wspólnicy wyrażą zgodę w formie pisemnej na głosowanie pisemne.

W pierwszej sytuacji wspólnicy powinni otrzymać jednobrzmiący projekt uchwały poddanej pod głosowanie. Zgoda wspólników wyrażana jest zwykle przez podpisanie tej uchwały. Należy mieć jednak na uwadze, że sama umowa spółki może wprowadzać w tym zakresie bardziej rygorystyczne wymogi (np. konieczność podpisu notarialnie poświadczonego), co w obecnej sytuacji może sprawiać trudności. W związku z tym, potrzebna może okazać się weryfikacja tych postanowień umownych i ewentualnie ich odpowiednia zmiana.

Druga dopuszczalna droga podjęcia uchwały w trybie obiegowym wymaga, aby wpierw uzyskać zgodę wszystkich wspólników na głosowanie pisemne. W następnym zaś etapie wspólnicy otrzymują projekt uchwały poddanej głosowaniu. Do jej podjęcia konieczne jest uzyskanie większości głosów zgodnie z zasadami przewidzianymi w Kodeksie spółek handlowych i w umowie spółki.

W obu powyższych przypadkach umowa spółki nie może „łagodzić” wymogu uzyskania pisemnej zgody wspólników na postanowienie zawarte w uchwale albo zgody na głosowanie pisemne. Konieczne jest więc złożenie własnoręcznego podpisu na dokumencie obejmującym treść uchwały lub oświadczenie o wyrażeniu zgody na głosowanie pisemne. Warto jednak pamiętać, iż kodeks cywilny zrównuje formę pisemną z kwalifikowaną formą elektroniczną. Do jej zachowania wymagane jest złożenie oświadczenia woli w postaci elektronicznej i opatrzenie go kwalifikowanym podpisem elektronicznym.

Od 1 marca 2019 r. także uchwały poddane pod głosowanie zwyczajnego zgromadzenia wspólników mogą być przedmiotem głosowania pisemnego. Nadal jednak należy pamiętać o konieczności zachowania tajności przy głosowaniu w sprawach osobowych.

Stosowanie trybu obiegowego nie wymaga zatem zmian w umowie spółki, choć należy mieć na uwadze, że w dalszym ciągu nie wszystkie uchwały będą mogły być podjęte w tym trybie (np. uchwały dotyczące dalszego istnienia spółki, uchwała o połączeniu, podziale czy przekształceniu spółki). Nie ma także zgody co do uchwał, które muszą być objęte protokołem sporządzonym przez notariusza. W takiej sytuacji, przed podjęciem uchwały spółka powinna skorzystać z profesjonalnego wsparcia prawnego, w celu uniknięcia ewentualnych problemów na etapie wykonania uchwały.

Spółka akcyjna

W przeciwieństwie do omówionej wyżej spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, w spółce akcyjnej uchwały akcjonariuszy nie mogą być podejmowane w trybie obiegowym. Jedyną dopuszczalną formą odbycia walnego zgromadzenia „na odległość” jest przeprowadzenie go za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej. Podobnie jak w przypadku sp. z o.o., do tej pory przepisy KSH wymagały jednak, aby taka możliwość była przewidziana wprost w statucie spółki.

Rozwiązania uchwalone w ramach tzw. tarczy antykryzysowej umożliwiają przeprowadzenie walnego zgromadzenia za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej bez konieczności umieszczania stosownych zapisów w statucie spółki. Będzie to możliwe, o ile łącznie:

  • statut spółki nie stanowi inaczej i
  • rada nadzorcza określi regulamin zawierający szczegółowe zasady udziału w walnym zgromadzeniu za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej .

W praktyce, rozwiązanie wprowadzone przez ustawodawcę umożliwi przede wszystkim przeprowadzenie walnego zgromadzenia przy wykorzystaniu transmisji z obrad zgromadzenia lub przez wideokonferencję. Przy tym, co ważne, transmisja obrad walnego zgromadzenia w czasie rzeczywistym nie narusza obowiązków informacyjnych określonych w przepisach o ofercie publicznej i warunkach wprowadzania instrumentów finansowych do zorganizowanego systemu obrotu oraz o spółkach publicznych.

Należy podkreślić, że konieczne jest jednak zapewnienie możliwości identyfikacji akcjonariuszy oraz zagwarantowanie bezpieczeństwa komunikacji elektronicznej. Warto także pamiętać, iż przeprowadzenie walnego zgromadzenia akcjonariuszy za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej nie zwalnia z obowiązku wskazania miejsca, w którym takie zgromadzenie się odbędzie. W związku z tym za niedopuszczalne należy uznać przeprowadzenie wirtualnego walnego zgromadzenia, tj. zgromadzenia, które polega na całkowitej rezygnacji z tradycyjnej formy obrad.

W spółkach posiadających status spółki publicznej istnieje także możliwość głosowania korespondencyjnego w sytuacji, gdy przewiduje to regulamin walnego zgromadzenia. Obowiązkiem spółki jest udostępnienie na stronie internetowej  formularza, za pośrednictwem którego akcjonariusz może oddać głos. Spółka powinna podjąć odpowiednie działania  w celu zapewnienia możliwości identyfikacji akcjonariusza głosującego drogą korespondencyjną.

Analogicznie do nowych rozwiązań przewidzianych w zakresie zdalnego przeprowadzenia walnych zgromadzeń, tarcza antykryzysowa przewiduje także możliwość wykorzystania środków komunikacji elektronicznej
w działaniach innych organów spółki
tj. zarządu oraz rady nadzorczej. Tą drogą mogą być podejmowane uchwały obu organów, o ile statut spółki nie stanowi inaczej.

Zastosowanie nowych rozwiązań

Wprowadzone w przepisach tarczy antykryzysowej zmiany do KSH w zakresie zastosowania środków komunikacji elektronicznej w działalności organów spółek kapitałowych będzie można zastosować w spółce, o ile umowa (statut) spółki nie stanowi inaczej.

W związku z tym spółki powinny w pierwszej kolejności przeanalizować, czy postanowienia umowy (statutu) spółki nie zawierają postanowień wykluczających lub ograniczających możliwość odbycia zgromadzenia wspólników / walnego zgromadzenia bądź podejmowanie uchwał przez zarząd i radę nadzorczą spółki za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej. W razie istnienia takich wyłączeń lub ograniczeń powstanie konieczność zmiany umowy (statutu) spółki.

W takiej sytuacji należy pamiętać, iż wymagają one podjęcia uchwały objętej protokołem sporządzonym przez notariusza (formy aktu notarialnego).  Umowa spółki z o.o. zawarta przy wykorzystaniu wzorca umowy może być również zmieniona przy wykorzystaniu wzorca uchwały zmieniającej umowę spółki, udostępnionego w systemie teleinformatycznym.

Zmiany umowy (statutu) spółki należy także zgłosić do KRS. Wpis do KRS ma charakter konstytutywny, wobec czego zmiana umowy (statutu) spółki następuje dopiero z chwilą wpisania tej zmiany do rejestru. W każdym wypadku należy pamiętać o konieczności zachowania ustawowych terminów na zgłoszenie zmian w umowie lub statucie spółki do rejestru.

W związku z obecnymi utrudnieniami w pracy wymiaru sprawiedliwości, warto pamiętać o możliwości zgłaszania odpowiednich do sądu rejestrowego nie tylko listownie, ale także elektronicznie.

Jak możemy pomóc?

Nasza Kancelaria oferuje kompleksowe usługi doradcze w zakresie wszelkich aspektów prawa korporacyjnego. Od wielu lat świadczymy specjalistyczną pomoc prawną w powyższym zakresie na rzecz największych krajowych i zagranicznych przedsiębiorców.

Nasze usługi obejmują w szczególności:

  • przeprowadzanie zmian w umowach oraz statutach spółek,
  • przygotowywanie projektów umów i statutów spółek,
  • doradztwo prawne w zakresie zewnętrznych oraz wewnętrznych regulacji w spółkach.

W związku z nowymi możliwościami, jakie oferują rozwiązania wprowadzone w tarczy antykryzysowej proponujemy Państwu pomoc w przeprowadzeniu analizy umowy (statutu) spółki pod kątem ewentualnych ograniczeń zastosowania uchwalonych rozwiązań dotyczących wykorzystania środków komunikacji elektronicznej w działalności organów spółki i, w razie potrzeby, wsparcie w dokonaniu odpowiedniej zmiany w umowie (statucie) spółki.

Oferujemy także przygotowanie regulaminów przeprowadzenia zgromadzenia wspólników lub walnego zgromadzenia przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej, dostosowanych do specyfiki Państwa spółki. Proponujemy również wsparcie dla rad nadzorczych i zarządów w zakresie dostosowania ich regulaminów do wymagań prawnych związanych z zastosowaniem środków komunikacji elektronicznej.

Jeżeli są Państwo zainteresowani naszym wsparciem
w powyższym zakresie lub mają jakiekolwiek pytania dotyczące Państwa sytuacji korporacyjnej/prawnej w kontekście rozprzestrzeniania się koronawirusa, zapraszamy do kontaktu.

Informacje zawarte w niniejszej publikacji mają charakter ogólny i nie dotyczą sytuacji konkretnej firmy. Ze względu na szybkość zmian zachodzących w polskim prawodawstwie prosimy o upewnienie się
w dniu zapoznania się z niniejszą publikacją, czy informacje w niej zawarte są wciąż aktualne. Przed podjęciem konkretnych decyzji proponujemy skonsultowanie ich z naszymi doradcami.