Pomiar temperatury pracowników a RODO

Czy pomiar temperatury pracowników możliwy jest wyłącznie na podstawie decyzji służb sanitarnych?

Pandemia związana z wirusem SARS-CoV-2 (tzw. koronawirus) wywołała duże zamieszanie w związku z możliwymi działaniami prewencyjnymi podejmowanymi przez pracodawców. W związku z tym, że jednym z objawów choroby wywołanej koronawirusem jest gorączka, naturalnym wydawałyby się działania mające na celu wykrycie osób z podwyższoną temperaturą wśród pracowników, czy innych osób obecnych w zakładzie pracy (szczególnie w przypadku zakładów, w których na bieżąco obecni są przedstawiciele innych firm, np. logistycznych). Jednakże zbieranie informacji o tym, czy dana osoba ma gorączkę, jest już klasyfikowane jako zbieranie danych o stanie zdrowia. Takie dane stanowią dane szczególnych kategorii – tzw. dane wrażliwe. Przetwarzanie danych wrażliwych z uwagi na ich charakter wymaga wypełnienia szczególnych przesłanek, które decydować będą o legalności podejmowanych działań i przetwarzanych danych osobowych. Z tego powodu przed podjęciem jakichkolwiek działań w tym zakresie pracodawca powinien upewnić się, iż posiada podstawę prawną, aby przetwarzać dane wrażliwe.

Na jakiej podstawie pracodawca może przetwarzać dane o stanie zdrowia?

Przesłanki legalizujące zbieranie danych szczególnych kategorii określone są w art. 9 ust. 2 RODO. W opinii Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (dalej „Prezes UODO” lub „PUODO”) przetwarzanie danych pracowników lub gości w zakresie np. mierzenia temperatury czy wdrażania kwestionariusza z objawami chorobowymi można oprzeć na art. 9 ust. 2 lit. i) RODO, który wskazuje, że szczególne kategorie danych (dotyczące zdrowia) można przetwarzać, gdy jest to niezbędne ze względów związanych z interesem publicznym w dziedzinie zdrowia publicznego, takich jak ochrona przed poważnymi transgranicznymi zagrożeniami zdrowotnymi, jeżeli wynika to z przepisów prawa. W opinii Prezesa UODO polskie regulacje prawne z dziedziny walki z pandemią COVID-19 przewidują taką podstawę. Zgodnie bowiem z art. 17 tzw. Specustawy w sprawie przeciwdziałania COVID-19 Główny Inspektor Sanitarny („GIS”) posiada uprawnienia, aby oddziaływać na inne podmioty oraz na zmiany w obowiązujących przepisach, a także wskazywać na przyjmowanie właściwych rozwiązań, np. poprzez wydawanie określonych decyzji administracyjnych lub wytycznych.

Wśród innych podstaw prawnych przetwarzania danych o stanie zdrowia rozważyć można by także zgodę pracownika. Jednakże z uwagi na to, że relacja pracodawca-pracownik oparta jest na nierówności stron, w ocenie PUODO zgoda na przetwarzanie danych osobowych określona w art. 9 ust. 2 lit. a RODO nie może znaleźć zastosowania.

Jednocześnie pracodawca nie może samodzielnie nakazać pracownikom dokonywania pomiaru temperatury. Również z wytycznych Państwowej Inspekcji Pracy wynika, że pracodawca nie jest uprawniony do dokonywania samodzielnie oceny stanu zdrowia pracownika. Z kolei niedopuszczenie pracownika do pracy, ze względu na potencjalne zarażeniem wirusem może narazić pracodawcę na zarzut o nękanie, czy stosowanie mobbingu.

Jak zatem powinien postąpić pracodawca?

Spotykaną wśród pracodawców praktyką jest wnoszenie o wydanie przez inspektora sanitarnego decyzji nakazującej im mierzenie temperatury. Pracodawca na podstawie przepisów kodeksu pracy ponosi odpowiedzialność za stan bezpieczeństwa i higieny pracy w zakładzie pracy. Ma on więc bezwzględny obowiązek zorganizować pracę w taki sposób, aby chronić życie i zdrowie pracowników i może przy jego realizacji wykorzystywać wszelkie adekwatne do zagrożenia środki. Natomiast jednym z podstawowych obowiązków pracowników jest współdziałanie z pracodawcą i przełożonymi w wypełnianiu obowiązków dotyczących bezpieczeństwa i higieny pracy. Wobec braku innej przesłanki do pomiaru temperatury, wydaje się to być rozsądnym wyjściem z sytuacji. Powyższe koresponduje także z wypowiedzią PUODO z dnia 05 maja 2020 r. zgodnie z którą: „(…) jeżeli inspektor sanitarny uzna, że niezbędne jest przyjęcie rozwiązania w postaci mierzenia temperatury pracownikom i tzw. gościom wchodzącym na teren zakładu pracy czy też pozyskiwania od pracowników oświadczeń dotyczących ich stanu zdrowia, może skorzystać z właściwego dla niego środka prawnego, w efekcie czego na zakład pracy nałożony zostanie obowiązek w postaci decyzji o dokonywaniu pomiaru temperatury czy też zbieraniu oświadczeń pracowników dotyczących ich stanu zdrowia. Służby sanitarne mogą również podjąć decyzję o konieczności dokonywania pomiarów temperatury ciała interesantów, którzy wchodzą do budynku w celu załatwienia sprawy.”

Podstawą wniosku kierowanego do służb sanitarnych jest art. 5 ust. 1 pkt. 3 ustawy z dnia 5 grudnia 2008 r. o zapobieganiu oraz zwalczaniu zakażeń i chorób zakaźnych u ludzi oraz art. 17 Specustawy. We wniosku należy uzasadnić słuszność mierzenia temperatury pracowników. Powołać można się na ognisko choroby w bliskiej odległości od zakładu pracy, specyfikę pracy, wielkością zakładu, czy inne indywidualne przesłanki. W szczególności może być to przydatne narzędzie, gdy wybrany rejon kraju cechuje się wzmożoną zachorowalnością na COVID-19 – co obserwujemy obecnie na obszarze Śląska. Jeżeli inspektor sanitarny uzna, że mierzenie temperatury pracownikom wchodzącym na teren zakładu pracy czy też pozyskiwanie określonych oświadczeń dotyczących stanu zdrowia jest działaniem uzasadnionym, może wydać decyzję, na mocy której zobowiąże pracodawcę do dokonywania pomiaru temperatury lub zbierania oświadczeń o stanie zdrowia, która to decyzja legitymować będzie pracodawcę do przetwarzania danych osobowych szczególnych kategorii. Według PUODO działania, jakie będzie podejmował inspektor sanitarny oraz podmioty, na które będzie on oddziaływał, będą wynikały z przepisów prawa, które regulują jego działania oraz z ww. decyzji, wytycznych oraz zaleceń – czyli uprawnień wynikających ze specustawy. Środki te będą stanowiły podstawę prawną tych działań, w tym podstawę do przetwarzania danych osobowych dotyczących stanu zdrowia.

Wytyczne oraz zalecenia jako podstawy przetwarzania danych o stanie zdrowia

Decyzja nie jest przy tym jedyną formą usankcjonowania działań pracodawcy. W związku z etapowym znoszeniem obostrzeń nałożonych w efekcie ogłoszonego stanu epidemicznego, Główny Inspektor Sanitarny przygotowuje również szereg wytycznych dla poszczególnych sektorów. Wśród nich można również spotkać zalecenia pomiaru i rejestrowania temperatury ciała pracowników za pomocą termometru bezdotykowego przed rozpoczęciem pracy, za zgodą pracowników. Z wytycznych wynika również, że możliwe jest wprowadzenie, za zgodą pracowników, codziennych procedur przeprowadzania i dokumentowania wywiadu, w szczególności o braku występowania objawów chorobowych u pracownika/osoby świadczącej usługi oraz o braku kontaktu z osobą, która miała widoczne objawy chorobowe lub była narażona na kontakt z osobą zakażoną.

Na chwilę obecną wytyczne wydane zostały dla sektora beauty, gastronomicznego oraz dla producentów rolnych zatrudniających cudzoziemców przy pracach sezonowych. Należy więc uważnie śledzić wytyczne Głównego Inspektora Sanitarnego, a w uzasadnionych przypadkach wystąpić o wydanie indywidualnej decyzji zobowiązującej do dokonywania pomiarów bądź stosować się do wytycznych lub zaleceń GIS, jeśli takowe będą wydane dla danego sektora. Równocześnie należy zachować pozostałe zasady ochrony danych wynikające z RODO, jeżeli uzyskiwanie informacji będzie objęte zakresem stosowania RODO. Przede wszystkim zbierane dane powinny być ograniczone do niezbędnego minimum potrzebnego do realizacji celów związanych z ochroną życia i zdrowia i jeżeli są przechowywane, to okres ten powinien być jak najkrótszy. Pracodawca ma również obowiązek zapewnić, aby warunki pozyskiwania danych i dalszego ich przetwarzania gwarantowały ich poufność, np. tak aby dostęp do nich miały jedynie upoważnione osoby. Należy również spełnić obowiązek informacyjny wobec osób, od których pozyskuje się dane o stanie zdrowia. W szczególności należy sprawdzić, czy stosowana klauzula informacyjna zawiera informacje o tym, że dane pracownika mogą być przekazane służbom Głównego Inspektoratu Sanitarnego lub innym służbom kryzysowym oraz czy podane są informacje dotyczące m.in. podstawy prawnej, celu i czasu przetwarzania w związku z ewentualnym pozyskaniem dodatkowych danych osobowych (np. informacji o miejscu przebywania podczas urlopu lub w związku z pomiarem temperatury).

Niemniej z uwagi na różną specyfikę pracy w zakładach pracy każdorazowo wymagana jest indywidualna analiza, pozwalająca na znalezienie optymalnego rozwiązania uwzględniającego zarówno wymogi bezpieczeństwa sanitarnego jak i prywatność pracowników.

Podsumowując, w świetle wypowiedzi PUODO legitymacji dla pracodawcy do podejmowania działań obejmujących m.in. mierzenie temperatury pracowników, a tym samym przetwarzania danych szczególnych kategorii należy na chwilę obecną upatrywać wyłącznie w skierowanych do danego pracodawcy lub sektora działaniach GIS lub działających z jego upoważnienia państwowych wojewódzkich inspektorów sanitarnych. Samodzielne działania pracodawcy w tym zakresie narażać mogą bowiem pracodawcę na zarzutu naruszenia zasad ochrony danych ze strony PUODO.

Komplikacje mogą pojawić się np. w przypadku, gdy GIS lub upoważniony państwowy wojewódzki inspektor sanitarny odmówi wydania decyzji, a w ocenie pracodawcy nadal istnieć będzie wysokie ryzyko zakażenia czy rozprzestrzenia się choroby na terenie zakładu. Podjęcie przez pracodawcę działań w takiej sytuacji z pewnością będzie wyzwaniem i wymagać będzie bardzo starannego wyważenia interesów uwzględniając spoczywającą na pracodawcy odpowiedzialność za stan bezpieczeństwa i higieny pracy w zakładzie pracy.

Jak możemy pomóc?

Nasza Kancelaria oferuje kompleksowe wsparcie zarówno w obszarze prawa pracy jak i aspektów ochrony danych osobowych. Służymy wsparciem w szczególności w analizie indywidualnej sytuacji pracodawcy, przygotowaniu dokumentacji oraz komunikacji ze służbami sanitarnymi, czy opracowaniu wewnętrznej dokumentacji związanej z działaniami pracodawcy celem dostosowania do obecnej rzeczywistości oraz zmieniających się regulacji odnośnie COVID-19.

Jeżeli są Państwo zainteresowani doradztwem w powyższym zakresie, uprzejmie prosimy o kontakt.