Czy zwykła wiadomość elektroniczna jest dokumentem?

W praktyce obrotu gospodarczego coraz częściej dochodzi do składnia różnych oświadczeń, a w konsekwencji nierzadko do zaciągania zobowiązań na podstawie zwykłej korespondencji elektronicznej. Czasami są to same wiadomości (w formacie HTML), czasami zaś dołączone są do nich załączniki zawierające pliki w innych formatach albo zeskanowane dokumenty pisemne. Pojawia się w związku z tym niezwykle praktyczne pytanie z pogranicza prawa cywilnego oraz procedury cywilnej o walor prawny treści przekazywanych w taki sposób.

Bezpośredni związek ze wspomnianą kwestią mają obowiązujące od 8 września 2016 r. przepisy dotyczące formy dokumentowej. Wprowadzają one dwa pojęcia, które choć pozornie określają to samo zjawisko, to niosą w sobie różną treść normatywną. Otóż zgodnie z art. 773 k.c. dokumentem jest nośnik informacji umożliwiający zapoznanie się z jej treścią. Natomiast art. 772 k.c. przewiduje, że do zachowania dokumentowej formy czynności prawnej wystarcza złożenie oświadczenia woli w postaci dokumentu, w sposób umożliwiający ustalenie osoby składającej oświadczenie.

Z tego wynikają dwa istotne dla praktyki wnioski. Pierwszy, że pojęcie dokumentu na gruncie prawnym oderwało się od jego tradycyjnego rozumienia jako podpisanej kartki papieru oraz drugi, że coś co jest dokumentem nie musi obejmować oświadczenia woli prowadzącego na przykład do zawarcia umowy. Odnosząc to do codziennej komunikacji między firmami trzeba stwierdzić, że zarówno zwykła wiadomość elektroniczna, jak i zawarte w niej załączniki stanowią dokument na gruncie prawa cywilnego bez względu na to, czy zawierają tak zwany podpis elektroniczny, czy nie. Jednocześnie potwierdzony został wyraźnie możliwy skutek prawny tego typu korespondencji w postaci powstania wiążących zobowiązań.

Na tle innych form

Wprowadzenie formy dokumentowej nie spowodowało usunięcia innych znanych do tej pory zwykłych form czynności prawnych tj. formy pisemnej i elektronicznej (tj. z podpisem elektronicznym). Co więcej ta ostatnia doczekała się jasnego nazwania już na wstępie działu kodeksu cywilnego w jego art. 73. Równocześnie też znowelizowany został art. 245 k.p.c. w sposób niejako dowartościowujący dotychczasowe formy. Otóż poprzednia redakcja tego przepisu przewidywała, iż dokument prywatny stanowi dowód tego, że osoba, która go podpisała, złożyła oświadczenie zawarte w dokumencie. Tymczasem po zmianie jedynie dokument prywatny sporządzony w formie pisemnej albo elektronicznej stanowi dowód tego, że osoba, która go podpisała, złożyła oświadczenie zawarte w dokumencie.

W praktyce zatem fakt zawarcia umowy w tradycyjny sposób (lub z podpisem elektronicznym) będzie prostszy do udowodnienia z uwagi na ustawowe domniemanie ułatwiające identyfikację stron. Trzeba jednak podkreślić, że w myśl wyraźnej regulacji art. 772 k.c. przestała być to jedyna forma ustalenia wystawcy dokumentu.

Kto składa oświadczanie

Niewątpliwie ustalenie osoby składającej oświadczanie woli w formie dokumentowej powinno z jednej strony nawiązywać do metodologii obowiązującej przy dokumentach prywatnych, o których mowa w art. 245 k.p.c. z drugiej strony powinno ono uwzględniać różnorodność nośników oraz kontekstów sytuacyjnych w których powstają współcześnie dokumenty. W konsekwencji należy uznać, że podstawy identyfikacji autora oświadczenia powinny być zobiektywizowane i możliwe do zweryfikowania przez osoby postronne. Z drugiej zaś strony nie mogą one obejmować jedynie treści zawartych w dokumencie jak na przykład imię i nazwisko, lecz powinny naturalnie uwzględniać także takie okoliczności jak adres poczty elektronicznej, adres IP komputera czy numer telefonu, z którego wysłano SMS.

Ciekawym problem może okazać się kwalifikacja prawna często występującego w praktyce zeskanowanego dokumentu pisemnego zawierającego podpis własnoręczny. Jakkolwiek bowiem jego walor dowodowy wydaje się oczywisty to trzeba stwierdzić, że nie będzie on nadawał się ciągle do samodzielnego zidentyfikowania np. stron umowy wobec ograniczeń wynikających z art. 245 k.p.c. Innymi słowy paradoksalnie teoretycznie większe znaczenia niż zeskanowany podpis własnoręczny będzie miał adres poczty elektronicznej, którą opatrzony nim dokument został przesłany. Naturalnie wszelkie inne instytucje postępowania dowodowego takie jak przyznanie wprost (art. 229 k.p.c.) lub dorozumiane (art. 230 k.p.c.) mogą zostać tu w pełni w konkretnym stanie faktycznym wykorzystane. Innymi słowy zeskanowany pisemny dokument będzie miał istotne znaczenie w razie wdania się drugiej strony w spór, natomiast jego walor będzie mniejszy w razie pasywności drugiej strony, która ograniczy się jedynie do zaprzeczania twierdzeń przeciwnika procesowego (najczęściej zapewne powoda) posługującego się takim środkiem dowodowym.

Znaczenie korespondencji w obrocie gospodarczym

Analizowana nowelizacja znalazła także odzwierciedlenie poprzez określenie skutków prawnych tzw. e-maila potwierdzającego na przykład rozmowę telefoniczną na wzór obowiązującego już przed 8 września 2016 r. pisma potwierdzającego wcześniejsze nieformalne ustalenia.

Otóż zgodnie z art. 771 § 1 k.c. w wypadku gdy umowę zawartą pomiędzy przedsiębiorcami bez zachowania formy pisemnej jedna strona niezwłocznie potwierdzi w piśmie skierowanym do drugiej strony, a pismo to zawiera zmiany lub uzupełnienia umowy, niezmieniające istotnie jej treści, strony wiąże umowa o treści określonej w piśmie potwierdzającym, chyba że druga strona niezwłocznie się temu sprzeciwiła na piśmie. Obecnie zaś analogicznie zgodnie z § 2 tego artykułu w przypadku gdy umowę zawartą pomiędzy przedsiębiorcami bez zachowania formy dokumentowej jedna strona niezwłocznie potwierdzi w dokumencie skierowanym do drugiej strony, a dokument ten zawiera zmiany lub uzupełnienia umowy, niezmieniające istotnie jej treści, strony wiąże umowa o treści określonej w dokumencie potwierdzającym, chyba że druga strona niezwłocznie się temu sprzeciwiła w dokumencie. Odrywając się od utartych schematów pojęciowych warto uzmysłowić sobie, że dokumentem, o którym mowa w tym przepisie będzie najczęściej zwykła wiadomość wysłana pocztą elektroniczną bez podpisu elektronicznego.

Aktualne orzecznictwo

Z uwagi na krótki czas obowiązywania nowelizacji orzecznictwo jest ciągle skąpe i dotyczy głównie niższych instancji. Nie mniej jednak sprawa jest na tyle doniosła praktycznie, że warto na bieżąco śledzić jego rozwój. Obecnie można wyprowadzić z niego następujące tezy:

  • Nawet niepodpisane wydruki pozostają dokumentem w znaczeniu powszechnej na gruncie prawa cywilnego definicji dokumentu sformułowanej w art. 773 k.c.
  • Nie potwierdzone kserokopie sporządzone przed 8 września 2016 r. (tj. przed wejściem w życie art. 772 k.c.) nie mogą być uznane za dokument a ich użycie stanowiłoby obejście przepisów o dowodzie z dokumentu prywatnego. A contrario nowa regulacja poszerza możliwości dowodowe stron poprzez wprowadzenie pojęcia dokumentu innego niż prywatny.
  • Porównując definicję normatywną dokumentu prywatnego z art. 245 k.p.c. oraz dokumentu z art. 772 k.c. należy przyjąć, że podpis złożony na dokumencie prywatnym pozwala jedynie na ustalenie osoby, od której pochodzi oświadczanie zawarte w dokumencie. Ustalenie autora oświadczenia można jednak dokonać nie tylko przez analizę podpisu własnoręcznego, ale także innymi sposobami.
  • Wzmocnieniu ulega argumentacja wyrażona w m.in. w wyroku Sądu Najwyższego z 29 września 2004 r. (II CK 527/03) zgodnie z którą początkiem dowodu na piśmie może być każdy dokument, z którego treści bezpośrednio lub pośrednio wynika fakt dokonania czynności, zarówno dokument prywatny, jaki i urzędowy, w szczególności wystarczający jest list, dowód wypłaty, wycinek prasowy, wydruk komputerowy lub telegram.

Źródłó: Rzeczpospolita, 2018.01.05