Ta strona używa plików „Cookies”
Korzystanie ze strony bez zmiany ustawień przeglądarki w tym zakresie, oznacza zgodę na ich używanie. Więcej informacji na ten temat znajduje się w naszej polityce prywatności. X

Zgoda na powołanie zamiast wzoru podpisu

Tomasz Kamiński, radca prawny w kancelarii prawnej D. Dobkowski sp.k. stowarzyszonej z KPMG w Polsce

Ernest Dymel, aplikant radcowski w kancelarii prawnej D. Dobkowski sp.k. stowarzyszonej z KPMG w Polsce

Artykuł na podstawie niniejszego tekstu został opublikowany w dzienniku Rzeczpospolita 15 kwietnia 2015 r.

W dniu 15 stycznia 2015 r. weszła w życie nowelizacja kodeksu spółek handlowych oraz niektórych innych ustaw, która w założeniu ma ułatwić podejmowanie i prowadzenie działalności w formie spółek prawa handlowego. Jedną ze zmian mającą na celu odformalizowanie postępowania rejestrowego było uchylenie przepisów dotyczących obowiązku złożenia wzoru podpisów osób upoważnionych do reprezentowania podmiotu lub prokurenta.

Stan sprzed 15 stycznia 2015 r.

Zgodnie z nieobowiązującymi już przepisami, wzory podpisów osób upoważnionych do reprezentowania podmiotu musiały być uwierzytelnione notarialnie, albo złożone przed sędzią lub upoważnionym pracownikiem sądu.
Prowadzenie zbioru wzorów podpisów przez sąd rejestrowy miało służyć zapewnieniu pewności obrotu przez umożliwienie zweryfikowania przez każdą zainteresowaną osobę, w jaki sposób podpisuje się osoba uprawniona do reprezentacji.

Zwolennicy uchylenia przepisów przewidujących obowiązek składania wzoru podpisów podnosili przede wszystkim, że w praktyce nie dokonywało się porównywania dokumentów podpisanych własnoręcznie ze wzorami podpisów znajdujących się w aktach rejestrowych. Natomiast przeciwnicy uchylenia obowiązku składania wzoru podpisów podnosili ryzyko potencjalnych nadużyć. Złożenie bowiem wzoru podpisu stanowiło dorozumianą zgodę takiej osoby na objęcie funkcji reprezentanta spółki, z którą może wiązać się odpowiedzialność cywilna, a nawet karna takiej osoby. Tym samym brak takiego mechanizmu kontrolnego mógł prowadzić do powoływania takich osób wbrew ich wiedzy i woli.

Ponadto, regulacja ta była uciążliwa dla osób zakładających spółkę z o.o. w systemie teleinformatycznym. Członkowie zarządu spółki z o.o. utworzonej przy wykorzystaniu wzorca, musieli złożyć poświadczone wzory podpisów w sądzie rejestrowym w terminie 7 dni od dnia wpisu spółki do KRS. W efekcie, obowiązująca do niedawna regulacja podważała sens regulacji umożlwiającej założenie spółki przez internet „bez wychodzenia z domu”.

Stan po 15 stycznia 2015 r.

Uchylając obowiązek złożenia podpisów, wprowadzony został nowy wymóg polegający na dołączeniu do wniosku o wpis osób reprezentujących podmiot zgody tych osób na powołanie, co stanowi kompromisowe rozwiązanie zarówno dla przeciwników jak i zwolenników uchylenia dotychczasowej regulacji.

W przypadku spółek kapitałowych zgoda na powołanie do organu powinna zostać wyrażona przez osobę fizyczną powołaną do pełnienia funkcji członka zarządu, natomiast w przypadku spółek osobowych – przez wspólników uprawnionych do reprezentacji spółki, tj. wspólników spółki jawnej, partnerów w spółce partnerskiej (w przypadku nieustanowienia zarządu) oraz komplementariuszy w spółce komandytowej oraz komandytowo-akcyjnej.
Zgoda na powołanie powinna zostać również wyrażona w przypadku powołania likwidatorów oraz prokurentów.

Ustawodawca przewidział równocześnie, że wymogu załączenia powyższej zgody nie stosuje się w przypadku:

  • 1) podpisania wniosku o wpis przez osobę, która podlega wpisowi

Przykład A:

W dniu 20 lutego 2015 r. odbyło się Nadzwyczajne Zgromadzenie Wspólników spółki „X” sp. z o.o., na którym z funkcji członka zarządu odwołany został Pan Jan Kowalski oraz jednocześnie powołany Pan Adam Nowak. W przypadku, gdy Pan Adam Nowak podpisze wniosek dotyczący zmian w zarządzie, będzie on zwolniony z obowiązku załączenia do wniosku dodatkowego dokumentu w postaci zgody na powołanie.

  • 2) udzielenia pełnomocnictwa do złożenia wniosku o wpis

Przykład B:
W sytuacji opisanej w Przykładzie A, Pan Adam Nowak (nowy członek zarządu), nie mogąc podpisać wniosku o wpis samodzielnie (np. będąc za granicą), może udzielić pełnomocnictwa radcy prawemu Andrzejowi Andrzejewskiemu do złożenia wniosku do KRS w przedmiocie zmiany osoby uprawnionej do reprezentacji. W takim przypadku podpisany przez Pana Adama Nowaka dokument pełnomocnictwa złożony razem z wnioskiem zastępuje zgodę na powołanie.

  • 3) wyrażenia zgody na powołanie w protokole z posiedzenia organu powołującego daną osobę

Przykład C:

Pan Adam Nowak uczestniczy w Nadzwyczajnym Zgromadzeniu Wspólników spółki „X” sp. z o.o., na którym zostaje powołany do pełnienia funkcji członka zarządu Spółki. Po głosowaniu nad uchwałą w przedmiocie powołania go na członka zarządu, Pan Adam Nowak wyraża zgodę na powołanie, co zostaje umieszczone w protokole z Nadzwyczajnym Zgromadzeniu Wspólników spółki „X” sp. z o.o.

  • 4) wyrażenia zgody w umowie spółki

Przykład D:

W dniu 15 marca 2015 r. założyciele spółki „Y” S.A. stawili się u notariusza w Warszawie w celu podpisania statutu spółki „Y” S.A. Statut spółki przewiduje, ze w skład pierwszego zarządu wchodzili będą: Pan Adam Nowak oraz Pan Jan Kowalski. Obaj Panowie wskazani jako pierwsi członkowie zarządu spółki „Y” S.A. stawili się u notariusza i wyrazili w akcie notarialnym zgodę na powołanie.

O ile funkcję członka zarządu w spółce kapitałowej (oraz w spółce partnerskiej w przypadku ustanowienia zarządu) może pełnić wyłącznie osoba fizyczna, o tyle w spółkach osobowych funkcję wspólnika reprezentującego taką spółkę osobową może pełnić również inna spółka – w praktyce jest to najczęściej spółka z ograniczoną odpowiedzialnością. Należy, zatem postawić pytanie jak rozumieć ustawowe sformułowanie „zgoda tych osób [reprezentujących podmiot] na powołanie”. Czy powinna to być zgoda wyrażona zgodnie z zasadami reprezentacji spółki będącej wspólnikiem reprezentującym dany podmiot, czy raczej zgoda wszystkich osób wchodzących w skład organu spółki będącej komplementariuszem (np. wszystkich członków zarządu wchodzących w skład spółki z o.o., będącej komplementariuszem)? W naszej opinii, wobec braku szczególnych uregulowań, należy zastosować zasadę ogólną, tj. zgoda powinna zostać wyrażona stosownie do ogólnych zasad reprezentacji spółki.

Przykład E:

W spółce komandytowej jedynym komplementariuszem jest spółka z ograniczoną odpowiedzialnością posiadająca trzyosobowy zarząd (zgodnie z zasadami reprezentacji przyjętymi w spółce, spółkę reprezentuje dwóch członków zarządu lub członek zarządu działający z prokurentem). W momencie rejestracji spółki komandytowej w KRS, spółka z ograniczoną odpowiedzialnością będąca komplementariuszem powinna załączyć do wniosku o wpis zgodę na powołanie podpisaną przez dwóch członków zarządu lub członka zarządu oraz prokurenta (zgodnie z zasadami reprezentacji).

Należy podkreślić, że brak zgody na powołanie jest wymogiem formalnym związanym z samą rejestracją w KRS i nie wpływa na ważność samego aktu powołania. W przypadku braku załączonej zgody na powołanie lub stwierdzenia, że nie zachodzi żaden z przypadków, kiedy obowiązek wyrażenia zgody zostaje wyłączony, sąd rejestrowy powinien wezwać spółkę do uzupełnienia braku.

Obecnie wymóg wyrażenia zgody osób na powołanie nie powinien nastręczać przedsiębiorcom większych trudności, przede wszystkim ze względu na dość szeroki katalog wyłączeń, o których była mowa powyżej.

Odformalizowanie procedury poprzez rezygnację z obowiązku składania wzoru podpisu należy ocenić pozytywnie, w szczególności biorąc pod uwagę fakt, że najczęściej wzory podpisów uwierzytelniane były notarialnie, co wiązało się z koniecznością wizyty u notariusza oraz dodatkowymi kosztami dla spółek.