Ta strona używa plików „Cookies”
Korzystanie ze strony bez zmiany ustawień przeglądarki w tym zakresie, oznacza zgodę na ich używanie. Więcej informacji na ten temat znajduje się w naszej polityce prywatności. X

9 lutego 2013

Obowiązki w zakresie sporządzania i składania sprawozdań finansowych

Katarzyna Kutrzepa, Monika Skaba-Szklarska
Gazeta Giełdy Parkiet, 9 lutego 2013

Jak wynika z doniesień prasowych, nawet wobec 10 tys. członków zarządów pomorskich spółek mogą zostać wniesione akty oskarżenia do sądu za brak sprawozdań finansowych. Groźba odpowiedzialności karnej wynikająca z ustawy o rachunkowości nakazuje przyjrzeć się obowiązkom związanym ze sporządzaniem i składaniem sprawozdań finansowych z innej perspektywy.

Za co grozi kara

Przypomnijmy, że ten kto wbrew przepisom ustawy o rachunkowości, dopuszcza do nieprowadzenia ksiąg rachunkowych, prowadzenia ich wbrew przepisom ustawy lub podawania w tych księgach nierzetelnych danych, lub niesporządzenia sprawozdania finansowego, sporządzenia go niezgodnie z przepisami ustawy, lub zawarcia w tym sprawozdaniu nierzetelnych danych, podlega grzywnie lub karze pozbawienia wolności do lat 2, albo obu tym karom łącznie. Do zaistnienia powyższego przestępstwa nie jest wymagane, aby nastąpił określony skutek. Wystarczy więc samo niesporządzenie lub niezłożenie sprawozdania, tym niemniej każdorazowo fakt ten musi być oceniany pod kątem stopnia społecznej szkodliwości.

Karze grzywny bądź karze ograniczenia wolności podlega natomiast ten, kto wbrew przepisom ustawy o rachunkowości nie poddaje sprawozdania finansowego badaniu przez biegłego rewidenta, nie udziela lub udziela niezgodnych ze stanem faktycznym informacji, wyjaśnień, oświadczeń biegłemu rewidentowi albo nie dopuszcza go do pełnienia obowiązków, nie składa sprawozdania finansowego do ogłoszenia lub nie składa sprawozdania finansowego lub sprawozdania z działalności we właściwym rejestrze sądowym.

Finansowe konsekwencje zaniedbań rachunkowych mogą być dotkliwe – minimalna grzywna może wynieść 100 zł, a maksymalna nawet 1.080.000 zł. Karę ograniczenia wolności sąd wymierza w miesiącach (do 12 miesięcy), a karę pozbawienia wolności w miesiącach i latach.

Kierownik jednostki

Obowiązki w zakresie sporządzania i składania sprawozdań finansowych, których niedopełnienie jest penalizowane przepisami ustawy spoczywają przede wszystkim na kierowniku jednostki. Przez kierownika jednostki ustawa rozumie: członka zarządu lub innego organu zarządzającego, a jeżeli organ jest wieloosobowy – członków tego organu, z wyłączeniem pełnomocników ustanowionych przez jednostkę. W przypadku spółki jawnej i spółki cywilnej za kierownika jednostki uważa się wspólników prowadzących sprawy spółki, w przypadku spółki partnerskiej – wspólników prowadzących sprawy spółki albo zarząd, a w odniesieniu do spółki komandytowej i spółki komandytowo-akcyjnej – komplementariuszy prowadzących sprawy spółki. W przypadku osoby fizycznej prowadzącej działalność gospodarczą, kierownikiem jednostki jest właśnie ten przedsiębiorca. Za kierownika jednostki uważa się również likwidatora, a także syndyka lub zarządcę ustanowionego w postępowaniu upadłościowym

Ustawa o rachunkowości wprost nakłada na kierownika jednostki, a także na członków rady nadzorczej lub innego organu nadzorującego jednostki obowiązek zapewnienia, aby sprawozdanie finansowe oraz sprawozdanie z działalności spełniały wymagania przewidziane w ustawie i za działanie lub zaniechanie stanowiące naruszenie tego obowiązku, niezależnie od odpowiedzialności karnej, ponoszą także solidarną odpowiedzialność wobec spółki za wyrządzoną w ten sposób szkodę.

Sporządzenie sprawozdania finansowego

Zapewnienie sporządzenia rocznego sprawozdania finansowego nie później niż w ciągu 3 miesięcy od dnia bilansowego i przedstawienie go właściwym organom, zgodnie z obowiązującymi jednostkę przepisami prawa, postanowieniami statutu lub umowy, należy do obowiązków kierownika jednostki. W praktyce oznacza to, że w spółkach, w których rok obrotowy pokrywa się z rokiem kalendarzowym, powyższy obowiązek powinien być wypełniony nie później niż do dnia 31 marca. W rym terminie zatem powinny zostać sporządzone wszystkie wymagane przepisami ustawy o rachunkowości elementy sprawozdania finansowego. Ponadto, do rocznego sprawozdania finansowego dołącza się sprawozdanie z działalności jednostki, którego wymóg sporządzenia ustawa przewiduje dla spółek kapitałowych, spółek komandytowo-akcyjnych, towarzystw ubezpieczeń wzajemnych, towarzystw reasekuracji wzajemnej, spółdzielni i przedsiębiorstw państwowych. Uzupełnieniem tego podstawowego obowiązku, jakim jest sporządzenie sprawozdania finansowego, jest przekazanie tego sprawozdania właściwym organom jednostki zgodnie z obowiązującymi jednostkę przepisami prawa (którymi dla spółek jest przede wszystkim Kodeks spółek handlowych), postanowieniami statutu lub umowy.

Badanie i zatwierdzenie sprawozdania

Badaniu przez biegłego rewidenta, oprócz rocznych skonsolidowanych sprawozdań finansowych grup kapitałowych, podlegają roczne sprawozdania finansowe kontynuujących działalność banków, zakładów ubezpieczeń, zakładów reasekuracji, jednostek działających na podstawie przepisów o obrocie papierami wartościowymi, funduszach inwestycyjnych i funduszach emerytalnych, spółek akcyjnych (z wyjątkiem spółek będących na dzień bilansowy w organizacji) oraz pozostałych jednostek, które w poprzedzającym roku obrotowym, za który sporządzono sprawozdanie finansowe, spełniły przewidziane ustawą o rachunkowości warunki.

Kierownik badanej jednostki musi zapewnić udostępnienie biegłemu rewidentowi, przeprowadzającemu badanie sprawozdania finansowego, ksiąg rachunkowych oraz dokumentów stanowiących podstawę dokonanych w nich zapisów oraz wszelkich innych dokumentów. Kierownik powinien również udzielić wyczerpujących informacji, wyjaśnień i oświadczeń – niezbędnych do wydania opinii biegłego rewidenta o badanym sprawozdaniu finansowym jednostki. Dodatkowo, biegły rewident jest uprawniony do uzyskania informacji potrzebnych do przeprowadzenia badania od kontrahentów badanej jednostki, w tym także od banków i jej doradców prawnych, do czego powinien upoważnić go kierownik jednostki. Uprawnienia biegłego rewidenta do uzyskania informacji rozciągają się również na jednostki zależne, współzależne i stowarzyszone, w przypadku badania sprawozdania finansowego jednostki dominującej. Ponadto, ci biegli rewidenci, którzy przeprowadzili badanie sprawozdania finansowego jednostki, jednostek zależnych, współzależnych lub stowarzyszonych za okresy sprawozdawcze poprzedzające rok obrotowy, a jednostek zależnych, współzależnych lub stowarzyszonych – za rok obrotowy, są obowiązani do udzielenia odpowiednich informacji i wyjaśnień biegłemu rewidentowi, badającemu za rok obrotowy sprawozdanie finansowe jednostki, w tym jednostki dominującej. Zakres informacji, do których uzyskania uprawniony jest biegły rewident, jest więc szeroki.

Spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, towarzystwa ubezpieczeń wzajemnych, towarzystwa reasekuracji wzajemnej, spółki akcyjne oraz spółdzielnie powinny udostępnić wspólnikom, akcjonariuszom lub członkom roczne sprawozdanie finansowe i sprawozdanie z działalności jednostki, a jeżeli sprawozdanie finansowe podlega obowiązkowi badania – także opinię wraz z raportem biegłego rewidenta, najpóźniej na 15 dni przed zgromadzeniem wspólników, walnym zgromadzeniem akcjonariuszy lub walnym zgromadzeniem członków albo przedstawicieli członków spółdzielni. Spółka akcyjna (lub spółka z ograniczoną odpowiedzialnością, w której zostały ustanowione takie organy), udostępnia ponadto akcjonariuszom (wspólnikom) pisemne sprawozdanie rady nadzorczej (lub komisji rewizyjnej) albo organu administrującego (w przypadku spółki europejskiej) w przedmiocie oceny sprawozdań finansowych w zakresie ich zgodności z księgami i dokumentami, jak i ze stanem faktycznym, oraz wniosków zarządu dotyczących podziału zysku albo pokrycia straty. W celu wykonania swoich obowiązków rada nadzorcza może badać wszystkie dokumenty spółki, żądać od zarządu i pracowników sprawozdań i wyjaśnień oraz dokonywać rewizji stanu majątku spółki.

Kodeks spółek handlowych zastrzega rozpatrzenie i zatwierdzenie sprawozdania finansowego do kompetencji zwyczajnego zgromadzenia wspólników spółki z ograniczoną odpowiedzialnością lub zwyczajnego walnego zgromadzenia spółki akcyjnej. Zgromadzenia te powinny odbyć się w terminie sześciu miesięcy po upływie każdego roku obrotowego – w przypadku spółek, w których rok obrotowy pokrywa się z rokiem kalendarzowym, będzie to data 30 czerwca.

Obowiązki rejestracyjne i ogłoszenie

Od dnia zatwierdzenia rocznego sprawozdania finansowego rozpoczynają bieg terminy do złożenia sprawozdania finansowego wraz z odpisem uchwały o zatwierdzeniu we właściwym rejestrze, czyli w przypadku spółek handlowych w rejestrze przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego („KRS”) oraz we właściwym urzędzie skarbowym. Obowiązki w tym zakresie znowu spoczywają na kierowniku jednostki.

Wniosek do KRS wraz ze sprawozdaniem finansowym, odpisem uchwały i opinią biegłego rewidenta, jeśli jest wymagana, powinien być złożony w termie 15 dni od dnia zatwierdzenia sprawozdania. W tym celu należy wypełnić formularz KRS – Z30 i KRS – ZN. Od wniosku należy także uiścić opłatę sądową oraz opłatę za ogłoszenie w MSiG wzmianki o złożeniu sprawozdania w rejestrze w łącznej kwocie 290 zł. Należy jednakże pamiętać, że niezatwierdzenie sprawozdania finansowego nie zwalnia członka zarządu ze złożenia sprawozdania finansowego w KRS. W takim wypadku należy je złożyć w terminie 15 dni po upływie 6-miesięcznego terminu do zatwierdzenia sprawozdania. Jeśli sprawozdanie zostanie zatwierdzone w terminie późniejszym, należy je złożyć ponownie w terminie 15 dni od jego zatwierdzenia.

Z obowiązkami w zakresie rejestracji sprawozdań finansowych w KRS, niezależnie od odpowiedzialności karnej przewidzianej w ustawie o rachunkowości, łączy się także możliwość zastosowania środków przymusu w przypadku niedopełnienia obowiązku złożenia sprawozdania finansowego wraz z wyżej wymienionymi dokumentami do właściwego sądu rejestrowego. Sąd rejestrowy najpierw wzywa obowiązanych do ich złożenia w dodatkowym, 7-dniowym terminie, pod rygorem zastosowania grzywny przewidzianej w przepisach Kodeksu postępowania cywilnego w wysokości do 10.000 zł. Grzywna ta może być orzekana wielokrotnie, bez ograniczeń co do maksymalnej łącznej kwoty, i nie może zostać zamieniona na areszt. Jeżeli pomimo stosowania grzywien osoba prawna nadal nie wykonuje obowiązków sprawozdawczych, sąd rejestrowy może ustanowić dla niej kuratora na łączny, maksymalny okres roku i 6 miesięcy, który w ostateczności może podjąć czynności zmierzające do likwidacji osoby prawnej.

Do urzędu skarbowego sprawozdanie finansowe powinno być złożone w terminie 10 dni od dnia jego zatwierdzenia. Organ podatkowy, zauważając opóźnienie lub braki w tym zakresie może, w ramach czynności sprawdzających, wezwać spółkę do złożenia sprawozdania finansowego. Niewypełnienie obowiązku nałożonego wezwaniem organu podatkowego może skutkować wymierzeniem grzywny do 720 stawek dziennych na podstawie art. 83 § 1 Kodeksu karnego skarbowego.

Natomiast w zakresie ogłaszania sprawozdań finansowych podlegających badaniu trzeba mieć na uwadze zmianę obowiązującą od 1 stycznia tego roku. Dotychczasowy obowiązek publikacji elementów sprawozdania finansowego wraz z opinią biegłego rewidenta i uchwałą zatwierdzającą sprawozdanie został zastąpiony obowiązkiem publikacji w dzienniku urzędowym „Monitor Sądowy i Gospodarczy” („MSiG”). Jednocześnie ograniczono jego zakres.do podmiotów, które nie mają obowiązku składania sprawozdań w KRS, a zatem obowiązek ogłaszania nie będzie dotyczył spółek.

Co zrobić w przypadku niewykonania obowiązków?

Należy jak najszybciej sporządzić sprawozdanie finansowe, poddać je badaniu i złożyć je w rejestrze. Nie skutkuje to oczywiście zniwelowaniem popełnienia czynu zabronionego określonego w ustawie o rachunkowości, jednakże naszym zdaniem prawdopodobieństwo ukarania w takim przypadku jest znacznie mniejsze. Wypełnienie obowiązków po terminie może mieć także znaczenie dla zastosowania przez sąd instytucji warunkowego umorzenia postępowania karnego, będącego szczególnym środkiem odpowiedzialności karnej, znacznie łagodniejszym w skutkach dla sprawcy przestępstwa.

Poglądy i opinie wyrażone w powyższym tekście prezentują zapatrywania autorów i mogą nie być zbieżne z poglądami i opiniami KPMG w Polsce. Ponadto wszystkie przedstawione w tekście informacje mają ogólny charakter, a intencją autorów nie było ich odniesienie do jakichkolwiek podmiotów i osób.